目上の人や上司に対して、ビジネスでメールを送るケースは多いのではないでしょうか。
仕事の内容の報告だったり連れて行ってもらった食事のお礼だったりと、社会人であればメールを使う頻度が多くなりますね。
人間関係を円滑に進めるためにも基本的なマナーを押さえておきたいですよね！
以下では目上の方や上司に対するメールのマナーや文章の一例を紹介していますので確認してみましょう。
お礼のメールのマナー
・「お疲れ様です」という文型は砕けた表現です。
「お疲れ様です」は柔らかすぎるかな、と思う場合は「お世話になっております」と書き出しましょう
・「誠に」「本当に」と付けると気持ちを強く表すことができます
・お礼のメールの場合は感謝の意を記して「取り急ぎメールにてお礼申し上げます」と締めると良いでしょう
返信メールのマナー
・目上の人に対して「ご苦労様」と使うのは失礼に値します。使わないようにしましょう。
・送られてきた本文を残す引用文を削除して返信するのが基本的なマナーです。
しかし送られてきた文章を引用した方が質問の回答をしやすい場合等は必ずしも削除する必要はありません。
・返信の必要のないメールでも、「メールを拝見しました」と報告すると丁寧な印象を与えるでしょう。
お願いメールのマナー
・目上の人へと依頼する仕事であっても遠慮せず内容と期日を明確にしましょう。
・「急ぎなのか？」「手が空いた時で構わないのか？」といった部分も同時に伝えると更に良いでしょう。
・急ぎでお願いしたい場合は「お忙しいところ恐れ入りますが」等、相手を気遣う文面を入れると丁寧な印象を与えます。
・「お願い申し上げます」「突然のお願いで」「切にお願い申し上げます」といったフレーズもお願い事を依頼する際には一般的なフレーズです。
メールは電話のように相手を拘束することはありませんし、手紙よりも早く届いたりじっくりと内容を考えてから送信したりできるメリットがあります。
最低限のマナーを守ることで、円滑に仕事を進められると良いですね。
間違いやすい「了解」と「承知」の違い
目上の人からメールが届けられて返信する際に、「了解しました」「承知しました」のどちらが良いのでしょう。
「了解しました」と使っている方も多いのではないでしょうか。
「了解しました」と聞くと丁寧な感じがしますが、実は目上の人へと使う敬語としては間違っています。
了解という言葉は上から相手を見て許す場合に用いられますので、「承知しました」と記載すべきです。
目上の方に返信する際には「承知しました」「承知致しました」を使いましょう。
他にも、間違えやすい敬語の使い方を幾つか挙げてみました。
×確認しました
○拝見しました
×問題ありません
○そのまま進めて頂けたらと思います
まとめ
このように目上の人にメールを送る際には一定のマナーがありますので上記で挙げた程度を押さえられると良いと思います。